Werken zonder grenzen

Blog door Jean-Paul van der Ham, Tech Lead | CTO Wigo4it

Nee, we bedoelen niet dat je moet gaan werken vanaf een tropisch strand (al klinkt dat wel lekker). Het gaat hier over het creëren van een cultuur waarbij de mensen de grens zijn in wat er mogelijk is.

Werken zonder grenzen gaat over het creëren van een cultuur zonder heilige huisjes, zonder controlerende manager, zonder angst en handmatige processen. Een cultuur die de status quo tart en mensen uitdaagt om hun eigen grenzen te bereiken. Leuk allemaal, maar wat heb je daar dan aan, zou je misschien denken. Dat is precies waar deze blog over gaat. Ik neem jullie mee in onze bijzondere reis van de afgelopen vier jaar. Hoe we van een onbekende speler zijn gegroeid naar een autoriteit binnen de overheid als het gaat over het succesvol inzetten van IT (public cloud). Want all-in gaan in de multi-cloud is niet voor watjes.

Net als de meeste techneuten duik ik graag meteen de techniek in als iemand vraagt wat we de afgelopen vier jaar hebben uitgespookt. Maar als het gaat om onze succesformule, kan ik niet alleen met techniek aankomen. We moeten het (helaas) ook hebben over cultuur. Cultuur? Ja, dat is inderdaad het moeilijkste om te veranderen. En mocht je nu denken, “ik haak af,” neem dan in ieder geval dit mee: als je de bestaande cultuur meeneemt naar de cloud, ben je (waarschijnlijk) nog minder succesvol dan dat je nu bent.

Cloud zou dan ook nooit het doel moeten zijn. Cloud is een model dat organisaties in staat stelt dingen te doen die daarvoor onmogelijk waren. Alleen betalen als je iets gebruikt? Het niet meer schroeven maar coderen van je datacenters? Geen architecten en projectmanagers meer nodig? Van maanden naar uren als het gaat om deployments? En ga zo maar door. Maar om gebruik te maken van al dit moois moet je eerst kijken naar je bestaande cultuur. Want een cultuur die wordt gereguleerd door een ontelbaar aantal processen en heilige huisjes (bij ons tolpoortjes genoemd) en waarbij een tool als Topdesk of ServiceNow de “favoriete” communicatietool is tussen de verschillende teams zal nooit echt succesvol zijn in de cloud.

En voordat je denkt dat wij tegen processen zijn, dat zijn we absoluut niet. Een proces is immers niets anders dan een reeks opeenvolgende activiteiten met als doel een voorspelbaar eindresultaat. Waar we echter wel een hekel aan hebben, zijn processen die vertragen of nog erger, waarbij het proces het doel is geworden. Of processen die goedkeuring vereisen van mensen buiten je eigen team om verantwoordelijkheid te verleggen. Maar ook de processen waarachter men zich kan verschuilen als er iets fout gaat. Wij zijn dus geen voorstander van processen die zijn ontstaan vanuit een angstcultuur. Want de cloud is een versterker van je bestaande cultuur.

Een cultuur gebaseerd op angst herken je dus aan het aantal tolpoortjes die je moet passeren voor een “go”. Breng je die angstcultuur naar de cloud, dan krijg je waarschijnlijk nog meer tolpoortjes. Waarom? Omdat de bestaande “tolpoortwachters” vaak last hebben van “cloudwatervrees”. Ze verspreiden die angst en voor je het weet, zijn de “tolpoortmanagers” ook besmet. En wat doen die “tolpoortmanagers” dan? Die creëren waarschijnlijk nog meer tolpoorten en nemen extra “tolpoortwachters” in dienst.

Deze “cloudwatervrees” komt vaak door een gebrek aan begrip van wat de cloud is. Ze zien de cloud als een wilde plek waar engineers en developers ongecontroleerd te werk gaan, kosten de pan uit rijzen en deployments meer security gaten hebben dan een Zwitserse kaas. En eerlijk is eerlijk, dat gaat hoogst waarschijnlijk ook gebeuren als je niet eerst de bestaande cultuur veranderd.

Maar hoe kun je die besmettelijke ‘cloudwatervrees’ dan overwinnen? Het is eenvoudiger dan je denkt, omdat angst vaak voortkomt uit het onbekende. Het draait erom vertrouwd te raken met wat je nog niet kent. Wat wij als eerste hebben gedaan, is ervoor zorgen dat op alle niveaus mensen aan het roer staan die precies begrijpen wat de cloud is en hoe je deze succesvol en veilig in een organisatie kunt inzetten. Dit is gelijk een mooi moment om het enige plaatje in deze blog te introduceren: 

Het fundament

Zoals net besproken, begon het allemaal met het toevoegen van de juiste kennis op alle niveaus binnen onze organisatie. En ja, net als bij een goed huis, heb je een stevige fundering nodig – en dat zijn de mensen die weten waar ze het over hebben als het erop aankomt!

De tweede stap was misschien wel de moeilijkste: vertrouwen! Het begint met de gedachte dat iedereen die 's ochtends door de (virtuele) voordeur stapt, echt met goede bedoelingen binnenkomt en niet van plan is de boel te slopen. Kennis en vertrouwen gaan trouwens hand in hand. Je vertrouwt iemand sneller als die weet waar hij of zij het over heeft. En laat het tegenovergestelde van angst nou vertrouwen zijn. Vertrouwen is daarmee het beste medicijn tegen die besmettelijke "cloudwatervrees"!

Ja, en dan wil je ook nog dat iedereen zich veilig voelt. En nee, dat doen we niet door beveiligers in te huren of iedereen op bokstraining te sturen. We hebben het over psychologische veiligheid: het idee dat mensen zichzelf durven zijn, zich durven uitspreken en fouten durven toegeven. We bevorderen een blameless cultuur waarin fouten niet bestraft, maar gezien worden als leerervaringen. Want er zijn zeker fouten gemaakt en er zullen er ook nog genoeg volgen, maar wij maken van de uitzondering niet de regel! Daar bedoelen wij mee dat we bij een gemaakte fout niet meteen een regel voor iedereen invoeren, maar dat we met het individu in gesprek gaan om te begrijpen wat er misging en openlijk te delen hoe we het de volgende keer kunnen voorkomen.

Zie je het al voor je? Een groep van mensen die kennis heeft van zaken, die elkaar onderling vertrouwen en die zichzelf durven zijn? Dit is het fundament waarop wij onze succesvolle transitie hebben gemaakt van een toch wel stoffige overheidsorganisatie naar een autoriteit op het gebied van techniek en cultuur. Een organisatie die een aantrekkelijke werkplek biedt voor talenten die normaal gesproken misschien voor een commerciële organisatie of startup zouden kiezen.

De pilaren

Als het gaat over zingeving hebben we hier wel wat mazzel. Als je mag werken aan een van de meest technologisch uitdagende applicaties van Nederland die ervoor zorgt dat elke maand 110.000 gezinnen in de bijstand op tijd en correct betaald worden is het vrij duidelijk waarom wij doen wat we doen. Wat hierbij helpt is het hebben van een mantra die iedereen begrijpt. Die van ons is simpel: Wij betalen altijd op tijd en correct. En tot op de dag vandaag hebben we nog geen betaling gemist. We geloven dat onze missie verder gaat dan alleen betalingen; we bieden stabiliteit en zekerheid aan mensen die dat het hardst nodig hebben. Hierdoor maken we niet alleen een verschil in het leven van onze medeburgers, maar creëren we ook een werkcultuur waarin iedereen gemotiveerd is om het beste uit zichzelf te halen.

Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar zonder waardering blijf ik liever in bed liggen. Het gevoel dat je gewaardeerd wordt als mens en collega is cruciaal. Ik zou zelfs een beetje onzeker worden als ik niet af en toe de bevestiging krijg dat ik goed bezig ben. En het is zo makkelijk om iemand een compliment te geven. Bij ons hebben we geen managers, maar leiders. We volgen het principe van dienend leiderschap. Als je je afvraagt wat het verschil is: een manager houdt toezicht en richt zich op resultaten, terwijl een leider zich richt op mensen door middel van mentorschap en empowerment. Als mensen vragen wat de kern van mijn rol is, antwoord ik altijd: als dienend leider geef je de credits wanneer dingen goed gaan, neem je de verantwoordelijkheid als er iets misgaat en verwijder je obstakels die de voortgang belemmeren. En door het geven van credits en vertrouwen komt het gevoel van waardering vanzelf.

Je kent het vast wel: alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Binnen een team is dat vaak goed te doen, maar als je teams door de hele organisatie wilt laten samenwerken, vraagt dat wat meer inzet en coördinatie. Om dit te bevorderen, organiseren wij elke twee weken een kennisdelingssessie, waarin teams met elkaar delen waar ze mee bezig zijn. Daarnaast hebben we een tech-chapter, bestaande uit vertegenwoordigers van verschillende teams, waarin we gezamenlijk de technologische toekomst vormgeven. Ook hebben we elk kwartaal bijeenkomsten die speciaal zijn ingericht voor interactie tussen diverse teams. Deze initiatieven versterken de samenwerking, vergroten de betrokkenheid en bevorderen de loyaliteit binnen de organisatie.

Met een stevige basis van kennis, vertrouwen en veiligheid wordt transparantie een eitje! Waar mogelijk is alle informatie voor iedereen toegankelijk. Omdat niet iedereen de tijd heeft om overal in te duiken, organiseren we elke maandagochtend een koffiemorgen. En nee, dit is geen MT-uurtje, maar een moment voor en door de medewerkers. Tijdens dit uurtje bespreken we met de gehele organisatie de belangrijkste punten en beslissingen van de afgelopen en komende week – een perfecte manier om samen met een kop koffie de week goed te beginnen! Ook op het gebied van de cloud houden we het transparant: iedereen kan meekijken. Zo zie je precies waar elke euro naartoe gaat en hoe we ervoor zorgen dat alles veilig en secure is.

Deze pilaren rusten stevig op het fundament van kennis, vertrouwen en veiligheid. Terwijl onze werkwijze agile en flexibel is, blijven onze pilaren rotsvast. Het is de zingeving die ons verbindt, de waardering die ons motiveert, het samenwerken dat ons versterkt en de transparantie die ons scherp houdt.

Het dak

Hoe vrij kun je gaan? Misschien geen perfect Nederlands, maar het is de vraag waarmee wij onszelf hebben uitgedaagd. Hoeveel vrijheid kun je mensen geven en hoeveel richting hebben ze nodig? Zonder richting kan vrijheid immers leiden tot chaos. Richting geven betekent niet het opleggen van strikte grenzen, maar het creëren van heldere kaders. Het gaat erom mensen de ruimte te bieden om te groeien en bloeien binnen deze kaders, terwijl je hen tegelijkertijd een duidelijke visie en doel biedt om naartoe te werken. Grenzen bepalen wat niet mogelijk is, terwijl kaders aangeven wat wel kan. Binnen die kaders creëren onze teams hun eigen verhaal.

Vrijheid gaat hand in hand met verantwoordelijkheid, en deze package deal hebben wij vanaf dag één duidelijk gemaakt. Vrijheid is niet "gratis" – het brengt een bijbehorende verantwoordelijkheid met zich mee. Het nemen van verantwoordelijkheid is één ding, maar het daadwerkelijk kunnen dragen ervan is iets anders. Een juiste mindset is daarbij essentieel. Door teams volledig end-to-end verantwoordelijk te maken en hen bij problemen zelfs 's nachts te laten bellen, bevorderen we snel de ontwikkeling van deze mindset. Vanaf het moment dat de teams deze verantwoordelijkheid zelf konden dragen, gingen ze echt “vliegen”.

En dan de kers op de taart, werkplezier! Werkplezier betekent dat je medewerkers vol passie zijn, bevlogen werken, altijd voor elkaar klaarstaan (dag en nacht) en echt het gevoel hebben dat ze met hun inzet het verschil maken. Dit is dus ook niet zo zeer een stap die je moet nemen maar een resultaat waar je van moet genieten als je zover bent gekomen. En dat zien wij dan ook terug in ons medewerkers tevredenheid onderzoek waarbij wij zo hoog scoren op verschillende onderdelen dat we de benchmark van de tool hebben verlegd. Wij zijn dan ook trots op de titel World Class Workplace die wij hebben verdiend!

Conclusie

Als je een cultuur weet te creëren waarin kennis het goud is, vertrouwen de standaard, veiligheid de norm, iedereen het doel kent, waardering voelbaar is, samenwerking tussen teams vanzelfsprekend is, transparantie de regel, mensen zelf de grens bepalen van wat mogelijk is en die verantwoordelijkheid aankunnen, dan komt iedereen elke dag met plezier naar het werk.

In zo’n omgeving wordt een transitie naar de cloud toch een fluitje van een cent? Was dat maar waar. Een volledige transitie naar een multi-cloud is een uitdaging die een organisatie maar één keer in zijn bestaan aangaat. Dit betekent dat je onbekend terrein betreedt en een enorme weerbaarheid en flexibiliteit van je mensen vraagt. Wij geloven dat mensen die met plezier komen werken tot veel meer in staat zijn dan wij ons kunnen voorstellen. Het was dan ook die flexibiliteit die onze overstap naar de multi-cloud succesvol heeft gemaakt. En voor degenen die zich afvragen of alles duurder en minder veilig is geworden: absoluut niet! Onze kosten zijn meer dan gehalveerd en we zijn 365 dagen per jaar compliant en dus niet alleen als de auditor langskomt. Maar daarover meer in de volgende blog…